Interno / Riservato
Politiche KYC

Allo scopo della politica KYC, un cliente può essere definito:

  • Una persona o un'entità che ha un conto su e/o un rapporto aziendale con Millennium-FX, per conto della quale il conto è attivo (titolare beneficiario).
  • I beneficiari delle transazioni condotte da intermediari professionali, come Millennium-FX, contabili registrati, avvocati ecc. come consentito dalla legge.
  • Qualsiasi persona o entità legata a una transazione finanziaria in grado di porre un serio rischio per la reputazione, o rischio di altro tipo, di Millennium-FX, ad esempio un bonifico bancario o un Demand draft di alto valore per una singola transazione.

Le politiche KYC includono gli 8 seguenti elementi chiave: procedure di identificazione del cliente, monitoraggio delle transazioni, gestione del rischio, programma di formazione, sistema di controllo interno, contabilità e valutazione delle linee guida KYc come da audit interni e sistemi di ispezioni, doveri/responsabilità e contabilità.

Millennium-FX ha creato un programma KYC efficace, stabilendo procedure appropriate e garantendone l'effettiva implementazione. Copre la supervisione della gestione, sistemi e controlli, segregazione dei doveri, formazione e altre materie collegate. La responsabilità è esplicitamente affidata alla società per garantire l'effettiva implementazione delle procedure e delle politiche aziendali.

La natura e la portata della due diligence dipendono dal rischio percepito dal profilo del cliente Millennium-FX. Le procedure interne di auditing e conformità di Millennium-FX hanno un ruolo importante per valutare e garantire l'aderenza alle politiche e procedure KYC. La funzione di conformità offre una valutazione indipendente delle politiche e procedure di Millennium-FX, inclusi i suoi requisiti legali e normativi. Garantisce che il sistema di audit abbia personale a sufficienza, composto da persone esperte di tali politiche e procedure. Gli ispettori interni verificano specificamente l'applicazione delle procedure KYC presso le sedi/gli uffici e commentano su eventuali falle osservate.

Manuale sui prodotti proposti da Millennium-FX.

  1. Introduzione
  2. L'identità è composta da attributi come nome, data di nascita e indirizzo di residenza del cliente. Questi dati possono identificare in modo univoco una persona fisica o giuridica. Per una persona fisica è necessario ottenere la data di nascita, identificativo importante da affiancare al nome. Se il cliente fornisce un passaporto internazionale come prova della propria identità, andranno registrati il numero, la data e il Paese di emissione (preferibilmente andrà conservata anche la scansione tramite file).

    L'identità va verificata ogni volta che verrà stabilito un rapporto aziendale con Millennium-FX, verrà aperto un conto o verrà effettuata una transazione singola per una cifra considerevole.

    Andrà verificata l'identità delle seguenti persone:

    1. Clienti: per dimostrare che il cliente è chi dice di essere, dovranno essere fornite prove di identità sufficienti.

    2. Se una persona agisce per conto di un'altra (ad esempio in una procura di gestione), sarà necessario provare le identità di entrambi.

    Tutte le seguenti informazioni andranno verificate tramite i documenti di identità:

    • l'intestatario del conto/la persona a nome della quale è registrato l'investimento;
    • qualsiasi proprietario beneficiario con percentuale ragguardevole (a partire dal 25%) dei fondi investiti che non è l'intestatario del conto né l'investitore nominato;
    • il principale controllore di un conto o rapporto aziendale; e
    • qualsiasi intermediario (ad es. se il conto è gestito o posseduto da un intermediario).

    tutti i firmatari che compaiono su un conto e i direttori che non sono controllori principali dovranno inoltre segnalare la propria identità e fornire documentazione adeguata.

    Nel caso per un solo conto siano presenti diversi intestatari, tutti gli intestatari dovranno fornire prova di identificazione.

    Nel caso il richiedente non volesse/si rifiutasse di fornire una prova o un'identificazione soddisfacente entro un periodo di tempo ragionevole senza motivazioni adeguate, tale comportamento potrebbe portare il sospetto che l'investitore o la persona che effettua il deposito siano coinvolti in attività di riciclaggio.

  3. Procedure di identificazione
  4. Millennium-FX si assicurerà che il proprio cliente siano una persona reale o un'organizzazione (persona fisica, giuridica o legale) acquisendo prove di identificazione sufficienti. Quando l'identificazione o la conferma dell'identità di un richiedente viene affidata a una parte terza, la responsabilità legale complessiva dell'ottenimento di una prova di identificazione soddisfacente appartiene comunque a Millennium-FX. Lo scopo è ottenere una prova reale che una persona con tale nominativo risieda all'indirizzo fornito e che il richiedente sia realmente tale persona, o che il proprietario della società sia identificabile e residente all'indirizzo fornito.

    Nel caso di clienti stranieri o che non possono essere fisicamente presenti presso la sede o gli uffici locali di Millennium-FX, la prova di identificazione come un passaporto internazionale o una carta di identità nazionale deve essere certificata da:

    • un'ambasciata, un consolato o un'alta commissione del Paese di emissione; o
    • un dirigente bancario; o
    • un avvocato o notaio.

    Ogni copia certificata dei documenti di identificazione dovrà riportare la scritta "originale visionato"/"copia reale certificata".

    La prova fotografica dell'identità dovrà essere una buona riproduzione; qualora non fosse possibile, andrà certificato che la copia della prova costituisca una buona rappresentazione delle sembianze del richiedente.

    Per gli individui, andranno forniti e verificati i seguenti dati:

    • l'utilizzo del nome reale; e
    • l'indirizzo di residenza, comprensivo di codice postale.

    Il fatto che il cliente che ha fornito il nominativo risieda all'indirizzo fornito, e che tale richiedente sia realmente quella persona, dovrà essere confermato dai dati forniti, ad es. una bolletta.

    Se il richiedente si è recentemente trasferito a un altro indirizzo, andrà convalidato l'indirizzo precedente.

  1. Per attestare i dati identificativi, andranno utilizzati i seguenti documenti:

    • Documenti di identità personali.
    • Passaporto internazionale attuale.
    • Permesso di residenza emesso dalle autorità sull'immigrazione.
    • Patente di guida attuale.
    • Certificato del fisco.
    • Certificato di nascita/Dichiarazione giurata di età.
    • Registrazione di una visita domiciliare.
    • Conferma del registro elettorale che una persona con lo stesso nominativo risiede a quell'indirizzo.
    • Bolletta recente (acqua, elettricità, gas e Internet). Nota: è meglio utilizzare una bolletta relativa all'indirizzo fisico che una relativa al cellulare.

    Nel caso tali documenti non possano essere forniti o non siano sufficienti, come alternativa o supplemento, i dati potranno essere verificati elettronicamente accedendo ad altre fonti di dati come:

    • Una ricerca elettronica nel registro elettorale;
    • accesso a un database di conti interno o esterno;
    • una ricerca elettronica di registri pubblici, laddove disponibile.

    Oltre ai documenti di identità, per evitare il riciclaggio di denaro sarà necessario ottenere altri dati.

    In caso di dubbi o sospetti, ai clienti potrebbe essere richiesto di fornire:

    • Prova legale del rapporto tra i firmatari e il titolare beneficiario.
    • Le origini e la fonte dei fondi depositati o investiti.
    • Il patrimonio complessivo stimato.
    • Dati sull'occupazione del cliente.
    • Riferimenti bancari come quelli nella pagina seguente.

Intestazione bancaria
(deve contenere il contatto e l'indirizzo completo)

A CHI DI COMPETENZA

Data: ………………….

RIF: Sig. ….

La presente lettera conferma che (nome), residente in (indirizzo completo), è un cliente di buona reputazione, nonché cliente della banca da (numero) anni.

Cordialmente,
(firma e timbro del manager della banca)

Il quantitativo di dati richiesti varierà in base al tipo di cliente, alla natura dell'attività presso Millennium-FX e al rischio.

Una certa categoria di persone richiederà un maggior livello di due diligence:

  • Persone residenti in, o in possesso di fondi arrivati da, Paesi indicati come privi di adeguati standard anti riciclaggio o che comportano un alto rischio di crimine e corruzione (ad es. Nigeria e altri Paesi africani e alcuni Paesi in Europa orientale, America centrale e islamici; ta elenchi sono disponibili su Internet e aggiornati di frequente: utilizzali a tuo rischio e pericolo);
  • Persone coinvolte in settori o attività suscettibili al riciclaggio di denaro;
  • "Persone politicamente esposte" (PEP), ovvero persone che hanno, o hanno avuto, una posizione pubblica, ad es. rappresentanti o alti dirigenti del governo, entità infrastrutturali pubbliche, grandi società, dirigenti della difesa, politici, importanti uomini di partito etc., nonché i loro familiari e soci più vicini.

Millennium-FX conserverà i dati in modo sicuro e aggiornato.

  • Monitoraggio
  • Per quanto necessario, Millennium-FX potrà avvalersi di procedure speciali per essere pronto a reagire a indicazioni di utilizzo inconsueto del servizio fornito, così da essere in grado di individuare circostanze che possano portare a pensare al riciclaggio.

    Queste procedure possono essere effettuate da un sistema automatizzato o affidate alla vigilanza del personale.

    Diverse caratteristiche giustificano ulteriori ispezioni, come:

    • la stranezza (in termini di dimensione o frequenza) di una transazione;
    • la natura di una transazione;
    • la natura di una serie di transazioni;
    • l'origine o la destinazione geografica di un pagamento (da/a un Paese ad alto rischio);
    • le parti coinvolte (da/a una persona presente su un elenco di sanzioni).

    Ogni misura presa da Millennium-FX sarà conforme alle linee guida emesse dalle autorità competenti.

  • Evitare frodi
  • Ogni volta che i clienti utilizzano carte di credito, chiedi di scansionare entrambi i lati della carta e assicurati che le scansioni non siano manipolate o ritoccate. Le scansioni non dovranno mostrare le ultime 4 cifre della carta o il CVV sul lato opposto. Tutto ciò si applica anche ai documenti d'identità, facilmente modificabili tramite software grafici come Photoshop. Fai attenzione a ricevere il consenso della persona indicata sulla carta per ciascuna transazione. Ad es. se un cliente utilizza la carta di credito della moglie, ricorda di ricevere il consenso personale per la transazione, e verifica l'identità della moglie come descritto in precedenza per evitare il rischio di storno di addebito.

    Nel caso dei clienti aziendali, il cliente dovrà:

    a. Fornire un POA certificato che indichi che il firmatario abbia potere di firma vincolante per il cliente, o una conferma della segreteria aziendale; oppure:
    b. Fornire la seguente dichiarazione:

    “Io sottoscritto, ……, dichiaro e garantisco personalmente di avere potere di firma presso l'ente aziendale. Mi assumo la completa responsabilità legale, a titolo personale, per eventuali conseguenze dell'inesattezza o mancata veridicità della presente dichiarazione”.

    Per qualsiasi domanda durante il consueto svolgimento dell'attività, contattaci in qualsiasi momento tramite email o telefono. Questo documento costituisce una guida, senza alcuna responsabilità di compatibilità per giurisdizioni specifiche.